Wszelkie działania, prace biurowe, wykonywane przez sekretariaty, może nie są kluczowe dla działalności firmy, jednak ich prowadzenie jest absolutną koniecznością.

Na korzystanie z usług sekretarskich świadczonych przez firmę „z zewnątrz” decydują się właściciele firm, którym zależy na oszczędności (nie są zmuszeni zatrudniać osoby na dodatkowym etacie), a także ci z nich, którzy posiadają własną działalność, do funkcjonowania której nie jest koniecznością wynajem przestrzeni biurowych.

Usługi sekretarskie czy biurowe, to pojęcie które może zawierać w sobie bardzo szeroki wachlarz różnego rodzaju obowiązków. Najczęściej są to typowe działania organizacyjne typu prowadzenie korespondencji, organizowanie szkoleń, przygotowywanie dokumentacji, pilnowanie terminów, archiwizacja lub niszczenie dokumentów, dostosowywanie terminów spotkań.

Dodatkowo mogą to być również wszelkie czynności, które przeprowadzić należy w przypadku organizowania służbowych wyjazdów (przykładowo – rezerwacja biletów, pokojów).

Możemy skorzystać również z usługi, w której do zadań firmy świadczącej usługi sekretarskie, zaliczać będzie się również sporządzenie list wynagrodzeń oraz tworzenie rocznych, czy tez miesięcznych, podatkowych deklaracji.

Decydując się na konkretną firmę świadczącą usługi biurowe musimy poznać wpierw jej prestiż. Niestety najczęściej jest on wprost proporcjonalny do ceny. Dobrym rozwiązaniem jest „wypróbowanie” firmy w czasie pierwszego miesiąca (okres próbny). Pamiętajmy, że mamy do tego prawo, przed podpisaniem umowy na dłuższy czas.

No właśnie: a jak to było na początku? Wierzyliście we własne siły, szacując – oczywiście – ryzyko porażki. Nie uwzględniliście jednak tego, że może Was dopaść zawodowy stres i teraz, na własnej skórze, doświadczacie tego pospolitego, bardzo niepożądanego uczucia.

Potrafi ono zakłócić nasze logiczne myślenie. Odbiera wiarę w lepszą przyszłość. I wpływa na działanie całego przedsiębiorstwa. Eksperci od psychologii, trenerzy personalni, pracujący nad poprawieniem integracji w grupie pracowniczej, potwierdzają, że w obecnych czasach, na stresogenne emocje narażeni jesteśmy wszyscy. Bo wszystkich nas dosięgają ludzkie słabości, interpersonalne „zgrzyty” czy osobiste klęski.  Grunt to – poza pracą – mieć wsparcie bliskiej osoby. By nie przenosić stresów do domu i nie czuć się osamotnionym na bitewnym polu konfliktów.

Jeżeli przybywa nam nieprzyjemnych doświadczeń, wszystkie działania kończą fiaskiem, to znak, że – być może – przechodzimy właśnie osobisty kryzys. Lub mamy do czynienia z wypaleniem zawodowym.  Pomoc specjalistów będzie nieoceniona. Szczera rozmowa, wyliczenie z czym sobie nie radzimy, a także spisanie mocnych plus słabych stron naszej działalności, zapewnia nabranie dystansu do rozgrywających się zdarzeń. Konieczne jest spojrzenie na wszystko chłodnym okiem, przede wszystkim też zastanowienie się, jak dalej chcemy funkcjonować. Jak zamierzamy zniwelować stresy w pracy?

Gdy sprawy zaszyły za daleko i do powstałego wśród pracowników konfliktu zostało wciągniętych wiele osób, pora na zebranie zespołu. Postawmy sprawy jasno: kto chce utrzymać się w grupie, musi przyjąć pewne ustępstwa. Zasada wzajemnego szacunku obowiązuje bez względu na płeć, przekonania i charakter każdego człowieka. Myśląc o uzyskaniu wspólnego, zawodowego celu, powinniśmy nauczyć się komunikować ze współpracownikami. I słuchać ich argumentów.

W oparciu o doświadczenie personelu z wirtualnego biura w Warszawie, przytaczamy jeszcze jedną regułę dobrze zgranego bandu: unikajmy w pracy wyrażeń typu „ktoś tu coś źle wykonał”, „pewna osoba z nas niewydajnie pracuje”. Enigmatyczne sformułowania i niejasne zarzuty jeszcze bardziej nasilają konflikty. Stres rośnie, gdy wzajemnie obciążamy się winą za zaistniałe problemy.

I tak, nasz dostawca winien cechować się – co najmniej – kilkuletnim doświadczeniem. Musi „znać teren”, mieć z nami dobry, jasny kontakt, oparty na poszanowaniu wzajemnych roszczeń i dążeń. Odpowiedzmy też sobie na pytanie, ile – do tej pory – prowadził on projektów, jakie popełniał błędy i jakie z nich wyciągał wnioski. Istotne, jaką dostawca posiada wiedzę, czy orientuje się w technologii nabywcy i czy w sposób klarowny, szczery komunikuje swoje prośby, roszczenia, uwagi. Dialog stawiajmy zawsze na pierwszym miejscu! Na jego podstawie ustalicie wspólną wizję rozwoju, określicie jednolite cele.

Nie wierzmy, tak do końca, w plik referencji, wystawianych „naszemu dostawcy” przez inne firmy. Sprawdźmy go w działaniu, przyjmijmy na okres próbny. Zastanówmy się (najlepiej w większym gronie, bo „co parę głów, to nie jedna – umęczona sprawami firmy”), czy za parę lat, „nasz dostawca” dalej będzie działał na rynku biznesowym. Czy ma on świeże pomysły czy tylko powiela kilkuletnie już schematy współdziałania. I jeszcze jedna uwaga, poparta doświadczeniem kierownictwa z wirtualnego biura w Warszawie: dostawcy lubią podbierać pracowników swym firmom partnerskim! Znając ich pensje u nas, kuszą ludzi wyższymi zarobkami, a po złowieniu nowej siły roboczej, obniżają standardy zatrudnienia, odcinając swym ofiarom drogę powrotną. Okrutne? Ale, niestety, dość powszechnie stosowane.

P.S. We wspólnie przygotowanej umowie o współdziałaniu unikajmy martwych zapisów. Outsourcing w zakresie dostawy towarów sprawdzi się, gdy zaczniemy przestrzegać poszczególnych punktów umowy. Każde uchybienie ma znaczenie – bądźmy więc krytyczni wobec siebie oraz naszych wspólników. Rozróżniajmy nasze relacje – co innego, wieczorna impreza integracyjna z dostawcami, co innego – rozliczenie pracy za cały miesiąc. Trzeba mieć dużo samozaparcia, by równo dzielić świat interesów i układów interpersonalnych.

Ważne też, by na wstępie wprowadzić rozróżnienie: outsourcing jest działaniem, które ma nam pomóc w funkcjonowaniu całej firmy, natomiast przystąpienie do współpracy outsourcingowej, wymagałby od nas wymiany doświadczeń, programów i usług. Słowem: stworzenia partnerskich relacji z innym, kooperującym przedsiębiorstwem. W sytuacji więc, gdy wirtualne biuro z Warszawy opiera swą działalność na outsourcingu – mówimy o jego wykorzystaniu w firmie. Jeśli jednak biuro to szuka partnerów biznesowych poza swoją branżą, mówimy o współpracy outsourcingowej.

Projekt outsourcingowy nie może powielać już istniejących schematów organizacyjnych. Musi cechować się innowacyjnością, a wewnętrzny audyt powinien być świadomy słabych i mocnych stron firmy. To punkt wyjścia, by zrozumieć, że każda koncepcja biznesowa wspomaga jedynie już istniejący trzon danej branży. Wprowadza do niego kilka modyfikacji, ale nie dokonuje całkowitej metamorfozy przedsiębiorstwa. Wnioski? Jeśli, na przykład, nie miało ono wyrazistego wizerunku, outsourcing może go jedynie podkreślić, nie – wypromować.

Potrzeba drastycznego ograniczenia kosztów firmowych również prowadzi nas w ślepy zaułek. Owszem, outsourcing ogranicza wydatki i – STOPNIOWO – dąży do redukcji zbędnych opłat, utrzymania niepotrzebnych stanowisk czy niwelowania wszelkich naddatków, jednak zmiany nie nastąpią z dnia na dzień. Jeśli więc chcemy przyciąć koszty, zastanówmy się, czy nie lepiej zacząć od modyfikacji posiadanej struktury naszego biznesu. Może trzeba zwolnić parę osób lub przenieść się do lokalu, gdzie czynsz nie będzie aż tak wysoki?

Na koniec jeszcze ostatnia przestroga, skierowana do szukających „złotych środków” dla swoich firm: działania outsourcingowe muszą być nie tyle falowe, co bardzo harmonijne. Jeżeli więc modyfikujemy dział IT, zwróćmy uwagę na przeobrażania w sektorze HR. Jeśli otwieramy blok call-center, przeprowadźmy skrupulatną rekrutację na swoich konsultantów. Uzbrójmy się też w cierpliwość – przyda się w wypadku pierwszych – nieuniknionych – niepowodzeń bądź problemów finansowo – urzędniczych.

I.    Wyjście z założenia, że nowy sposób współpracy między różnymi firmami, rozwiąże WSZYSTKIE problemy danego przedsiębiorstwa. I od razu obniży koszty wydatków.
II.    Niewłaściwie dobiera się kryteria – nie uwzględniając priorytetowych potrzeb i możliwości dostawców.
III.    Zbyt słabe są relacje między kooperatywami. Nie ma komunikacji. Nie ma nabudowanych relacji biznesowych.
IV.    Nadmierne koncentrowanie na technologii oraz finansach, a pominięcie aspektu personalnego.
V.    Nazbyt pośpiesznie przygotowany kontrakt.

Rogowski podaje również pięć przyczyn tych wstępnych problemów strategicznych, rzutujących później na przebieg całego przedsięwzięcia:

I.    Niechęć do innowacji, gdy kadra zarządzająca chce utrzymać status quo i opieszale traktuje wszelkie modernizacje. Ma to wpływ na pracę całego zespołu.
II.    Przekonanie o własnej nieomylności – niedopuszczenie myśli, że pomyłka koncepcyjna leży po naszej stronie.
III.    Brak doświadczenia w prowadzeniu własnych projektów – naiwność nowicjusza wchodzącego do spółki, nadmierne zaufanie ludziom, przepisom, obietnicom…
IV.    Nieumiejętne tworzenie planu działania. Pominięcie kwestii personalnych, czasowych oraz finansowych.
V.    Nieznajomość rynku.
Na podstawie tego artykułu wiele firm zmieniło swoje spojrzenie na outsourcing. Wirtualne biuro z Warszawy, które właśnie wdraża nowy system, wzięło pod uwagę wytyczne z „magicznej piątki” – o efektach tych spostrzeżeń, będzie informować na swoim firmowym blogu.

Gdy któraś z firm wydziela ze swej działalności obsługę kadr i płac, mamy do czynienia ze zjawiskiem payrollingu, a więc zleceniu prowadzenia tych sektorów innemu przedsiębiorstwu. Zwłaszcza jeśli to przedsiębiorstwo specjalizuje się w branży HR.

Tak powstaje modelowy układ outsorcingu, a więc wymiana działań, usług i programów, przeprowadzana między różnorodnymi podmiotami gospodarczymi. Payrolling to najmłodsza poddyscyplina. Realizuje się ją w firmach, zatrudniających powyżej dwudziestu osób. Gdy obsługują one ponad stu klientów – zysk gwarantowany. Oszczędności przybywa.

Wciąż największą wadą payrollingu jest obawa, czy przesyłane do HR-u dokumenty zostaną należycie zabezpieczone przed osobami nieupoważnionymi. Brak zaufania do firmy zewnętrznej jest obecnie największym hamulcem, przed zlecaniem obsługi kadr i płac, specjalistycznym przedsiębiorstwom.

Dla osób zainteresowanych taką formą kooperacji cennym źródłem informacji jest portal payrolling.wroclaw.pl, strona outsourcing.wieszjak.pl, a także linki, znajdujące się na stronach różnych firm outsourcingowych – np. na portalu wirtualnego biura z Warszawy, popularyzującego w Polsce payrolling.  Na wymienionych stronach znajdziemy – m.in. – materiały na temat firm, które zarządzają kadrami i płacami, proponowane przez nie kosztorysy i przykładowe sposoby księgowania. Wszystko do zweryfikowania, przejrzenia, poznania.

Jedno z wirtualnych biur w Warszawie podkreśla, że o samym zjawisku outosorcingu można – bez problemu – dowiedzieć się w sieci. Jednak, by rzecz zgłębić, warto zasięgnąć informacji od specjalistów z tej dziedziny. Są nimi – między innymi – Instytut Outsourcingu oraz sprawdzone redakcje fachowych pism i witryn internetowych.

Pierwsza placówka od lat współpracuje ze stowarzyszeniem Harvard Business Review Polska, gromadzącym i weryfikującym rozmaite materiały na temat outsourcingu. Instytut powstał w 2007, pod patronatem „harvardzkim”, a dwa lata później przekształcił się w samodzielną fundację. Głównym zadaniem tej jednostki badawczo – promocyjnej jest propagowanie w Polsce nowych idei outsourcingowych i wspieranie firm, zajmujących się tym zjawiskiem na rynku rodzimym. Członkami Instytutu są duże korporacje, mające już wyrobioną renomę, markę i strategię dalszego rozwoju. Mogą więc swym doświadczeniem wspierać debiutujących kolegów. Codziennie, dziewięciu „Ekspertów Instytutu” udziela odpowiedzi na ewentualne pytania, związane z samym outsorcingiem, jak z towarzyszącymi mu kwestiami organizacyjnymi, finansowymi, logistycznymi etc. Na stronie internetowej instytut-outsourcingu.pl ukazują się coraz to nowsze publikacje, mają zdradzać arkana outside-resource-using, czyli korzystania z zasobów zewnętrznych.

Gdy jednak wciąż będziemy głodni wiedzy, a hermetyczny język nauki nie ułatwi nam zdobywania wiedzy na temat – coraz powszechniejszej – wymiany danych, usług, programów i towarów, zajrzyjmy na stronę Outsourcing Magazine – tam przy pomocy wyliczeń, wykresów, zestawień procentowych, a także informacji – bezpośrednio – pochodzących z kilku firm, kreuje się wizerunek outsourcingowy. Dynamiczny, przyszłościowy, bardzo interesujący. Do tego autorzy portalu dołączają aktualne notowania GPW, kurs wymiany walut, newsy z branży IT, HR, TSL (transport, spedycja, logistyka). Wszystko napisane przejrzystym, komunikatywnym językiem. Nic tylko czytać… i wiedzieć więcej!

Sporo ciekawostek znajdzie się również na portlau EDU Outsourcing: tu można zapisać się na najbliższe konferencje czy sympozja naukowe, poświęcone wyżej naświetlonemu zagadnieniu. W myśl zasady, że „dzisiaj najdroższa jest informacja”, korzystajmy z tych możliwości wspierania naszej wiedzy na temat – święcącego triumfy – outsourcingu.

To ciekawy sposób rozliczania się dostawcy programu i jego użytkownika. W modelu ASP rezygnuje się bowiem z wnoszenia – od razu – opłat za licencję (zwykle w takich sytuacjach obowiązuje opłata „z góry”, naliczana za przykładowy okres). Zamiast tego praktykuje się wnoszenie opłat wprost proporcjonalnych do stopnia wykorzystania oprogramowania. Dlatego właśnie system Application Service Provider określa się nieraz Oprogramowaniem Na Żądanie, tj. On-demand software.

Zwykle nalicza się koszty za czas użytkowania, wielkość posiadanej przestrzeni dyskowej oraz ilość generowanego ruchu, wytwarzaną przez konkretnego „klienta” – usługobiorcy. Można to porównać do następującej sytuacji, rozgrywającej się w „realu”: wirtualne biuro z Warszawy udostępna innym biurom (spoza stolicy) swoje dane i – ewentualnie – sale reprezentatywne, przygotowane do konferencji i spotkań ze współpracownikami, pobierając od mniejszych firm opłatę za czas ich pobytu na terenie warszawskiej placówki, a przede wszystkim za działania szczegółowe (call-center, e-poczta, księgowość itp.), prowadzone wedle konkretnych potrzeb konkretnych klientów. Nie ma stałej stawki. Płaci się wedle stopnia wykorzystania wszystkich możliwości wspomnianego wyżej biura.

Pora wymienić najważniejszy zalety modelu ASP: użytkownicy tego systemu NIE PONOSZĄ dużego wydatku „z góry”, nie narażając w ten sposób budżetu na silne nadszarpnięcia, NIE WYKUPUJE się uprzednio żadnych licencji – nie rejestruje się użytkownika, nie dopłaca za żadne dodatkowe usługi, NIE MA POTRZEBY aktualizowania oprogramowania (wiązałoby się to z dodatkowymi kosztami), UNIKA SIĘ problemów z kompatybilnością różnorodnych sprzętów oraz niespójnością środowisk pracy.

Niestety, nie brak też minusów systemu: do przeprowadzania całego procederu KONIECZNE JEST stałe połączenie z Internetem, BRAK możliwości wykreowania dowolnej funkcjonalności programu – nie jest to przecież program pisany na zamówienie, pod konkretnego klienta, mało jest dostępnych programów specjalistycznych. Na szczęście oferta  Application Service Provider stale się poszerza, dając nadzieję, że netsourcing stanie się niebawem bardzo popularną w sieci strategią rozwoju wielu firm, wymieniających się oprogramowaniem.

Przeraża Cię perspektywa wdrażania w firmie innowacyjnego sposobu zarządzania? Spokojnie: krok po kroku, dogonisz swe marzenia!

I.   Sprecyzuj cele i wymagania – pamiętaj: im bardziej uszczegółowisz swoje oczekiwania, im mocniej skonkretyzujesz własne idee, tym łatwiej będzie rozplanować poszczególne działania. Najlepiej, na początku, zapisuj WSZYSTKIE luźne przemyślenia i hasła – następnie spróbuj trafnie je określić i wykreślić z listy powtórzenia, sformułowania enigmatyczne etc.

II.  Zaplanuj proces. Skorzystaj z pomocy specjalistów. Ujmij wszystko w punktach, posłuż się wykresami lub algorytmem. Ma to być Twoja wizja rozwoju firmy, a outsourcing powinien stanowić narzędzie do jej zrealizowania!

III.  Określ potencjalnych dostawców: kto nadaje się na kooperatywa? do której z partnerskich firm masz największe zaufanie? Z kim chciałbyś współpracować? Ważne, byś znał stopień ich zainteresowania Waszym kontraktem. Postaraj się też odpowiedzieć na pytanie, czy kontakt, już nawiązany z wybranym partnerem, jest wystarczający do udanego porozumienia biznesowego? I odwrotnie.

IV. Porozmawiaj o swoim pomyśle z  kierownictwem i ewentualnymi ,,team leaderami”. Wstępnie naświetl tę kwestię wszelkim zainteresowanym stronom.

V.  Przeprowadź spotkanie z całym personelem. Uświadom pracownikom, że outsourcing może się wiązać z redukcją etatów. Wówczas „na pokładzie” zostaną tylko ci najlepsi, sprawdzeni ludzie…

VI.  Dokonaj wstępnej selekcji swoich dostawców. Przekaż im niezbędne informacje o projektowanych zmianach, określ swoje warunki, wypytaj o ich oczekiwania.

VII.  Analizuj zebrane odpowiedzi. Istotne byś NIEUSTANNIE – na pierwszym miejscu – stawiał ROZWÓJ FIRMY. Wizualizuj potencjalne sytuacje w których – po kolejnych zmianach – możesz się znaleźć. Np. jeśli zamierzasz otworzyć wirtualne biuro w Warszawie lub w jakimś innym większym mieście, pamiętaj, w jakim otoczeniu przyjdzie Ci działać. Czy dostawcy dotrą do Ciebie na czas? Czy klienci odnajdą Twą ofertę w gąszczu innych, podobnych przedsiębiorstw? Itd.

VIII.  Naradzaj się, dyskutuj, konsultuj. Co kilka głów – to nie jedna! Zasięgnij porady ekspertów, poszukaj informacji wśród znajomych i wśród znajomych znajomych…

IX.  Zastanów się nad charakterem szkoleń, które trzeba będzie przeprowadzić – dobierz je wedle potrzeb kolejnych działów, a także pod względem posiadanych finansów i możliwości czasowych.

X.  Negocjuj, jak najlepsze warunki dla swojej firmy. Walcz o jej należyte wypromowanie.

XI.  Weź pod uwagę tzw. „okres przejściowy”, łączący się z dość dużą dawką stresu, zobowiązań i modyfikacji. Nie obarczaj się wszystkimi obowiązkami. Zawczasu wybierz osoby, na których będziesz mógł wówczas polegać.

XII.  Nie gódź się na odstępstwa od kontraktu. Outsourcing tylko wtedy ma sens, gdy jego realizacja przebiega liniowo. Bądź konsekwentny. Bądź wytrwały. Powodzenia!!!

Jedno z wirtualnych biur w Warszawie dodaje do tych działań jeszcze operacje pomocnicze. Mogą się pod nimi kryć różne zagadnienia, związane ze zwiększeniem wydajności działań, ze wzrostem efektywności w danej firmie oraz z niwelowaniem utrudnień, które niesie praca zespołowa.

W zakresie informatyki konieczne jest bowiem: konserwowanie oraz naprawa sprzętu, rozwój poszczególnych aplikacji, a także nieustanne przetwarzanie danych. Logistyka, natomiast, „trzyma pieczę” nad leasingiem, zarządza i prowadzi różnorodne bazy informacyjne, kontroluje też spedycję, zajmując się tzw. pośrednictwem spedycyjnym. Z kolei, operacje pomocnicze dzielą się, zwykle, na: reprografię (reprodukcję cennych dokumentów i ich drukowanie, powielanie), obsługę poczty (tradycyjnej plus internetowej), konsulting, szkolenia dla całego personelu, obsługę klientów w terenie (jak również tworzenie dla nich sieci pomocy), zakupy (zaopatrzenie każdego szczebla w przedsiębiorstwie w sprzęt nieodzowny do pracy), przetwarzanie transakcji, prowadzenie rachunkowości, realokację zasobów ludzkich, funkcje płacowo-kadrowe, rekrutację, usługi gastronomiczne, obsługę nieruchomości, obronę fizyczną (np. zatrudnienie ochrony), marketing bezpośredni, reklamę, telemarketing itp.

Wszystkie wymienione czynności mają charakter czysto usługowy – outsourcing opiera się wszak na poziomach podstawowych, istniejących w firmie, a także na samym wierzchołku przedsiębiorczej piramidy, to jest na ogólnej koncepcji zarządzania biznesem i na wiedzy, posiadanej w danym temacie.