May 19, 2012
- Obowiązki sekretariatu – możesz zlecić ich wykonanie innej firmie
- Ktoś tu nieźle narozrabiał, czyli problemy z prowadzeniem biura
- Wybieramy współpracowników: dostawca z doświadczeniem
- Nie szukaj „leku na całe zło”
- Analiza artykułu Witolda Rogowskiego, zatytułowanego „Błędna „5” outsourcingu”, opublikowanego w 2006 roku, na łamach „CIO Magazyn Dyrektorów IT”
Plan działania „Service Level Agreement”
Angielski skrót SLA oznaczać ma umowę utrzymania oraz (systematycznego!) poprawiania poziomu jakości usług informatycznych, ustalonych między klientem a konkretnym usługodawcą.
Plan działania takiej umowy, musi zatem obejmować wstępne uzgodnienia, ustalenie planu biznesowego, następnie monitorowanie usługi informatycznej (poprzez raporty, sprawozdania. telekonferencje), odbiór uzyskanych wyników i ich zatwierdzenie.
Żeby więc Service Level Agreement zaczął działać, konieczne jest stworzenie KATOLOGU świadczonych USŁUG. On to porządkuje profil IT danej firmy i pozwala na lepszą komunikację między informatykami a pozostałymi członkami zespołu. Kolejne usługi łączą się w większe grupy, aż w końcu tworzy się definicja całego projektu. To swoiste drzewo biznesowe wspierają poszczególne APLIKACJE, oparte na – charakterystycznej dla danego resortu – infrastrukturze. Ta zaś korzysta z sieci powiązań, panującej w przedsiębiorstwie. Jeśli więc na którymś z przedstawionych poziomów nie ma współpracy, spada wydajność idei SLA.
Na przykładzie wirtualnego biura z Warszawy, można przedstawić, jak wygląda rozliczenie umowy za ZGODNE działanie każdego z tzw. Service Level. Ważne, by do efektywności tego projektu wliczyć czas, poświęcony na naprawę ewentualnych awarii. Gdy na jednym z poziomów współpracy pojawiają się problemy, twórcy programu mają 7 godzin i 12 minut, by poradzić sobie z usunięciem przeszkody. I dalej wdrażać innowacyjną metodę komunikacyjną. Tak więc, wspomniana firma – co miesiąc – otrzymuje raport z działania swych struktur. Efektem monitorowania jest – w przypadku wspomnianego przedsiębiorstwa – wykaz „słabych punktów” e-biura, wyliczenie jego priorytetów oraz zarysowanie strategii rozwoju, obowiązującej w ciągu najbliższych tygodni oraz miesięcy.
Plusy & minusy korzystania z outsourcingu
Jeśli chcemy, by nasze przedsiębiorstwo „wyszło na prostą” i odpowiednio zarządzało koniecznymi wydatkami, planami rozwoju, listami zatrudnienia etc., sięgnijmy po strategie outsourcingowe. Mają one wiele zalet. Ale pamiętajmy też, że niosą ze sobą również zagrożenia – o nich to przypominamy w krótkim zestawieniu.
Outsourcing – plusy
- kontrola oraz znaczna redukcja kosztów operacyjnych
- dostęp do tzw. „mocy produkcyjnej najwyższej jakości” – wybranej przez nas lub wskazanej przez kompetentnych doradców
- pełne wykorzystanie własnych zasobów i nakierowanie ich na konkretne (nie: rozproszone) cele
- uzyskanie zasobów SPOZA naszego przedsiębiorstwa
- szybsze otrzymywanie korzyści, będących efektem restrukturyzacji
- zlecenie innym firmom działań, które – do tej pory – były dla nas – z różnych przyczyn – trudne do przeprowadzenia
- pozyskanie nowej gotówki – racjonalny podział posiadanego kapitału – zniwelowanie ryzyka inwestycyjnego
Na podstawie doświadczeń jednego z wirtualnych biur w Warszawie, widać że ponad 60% ich klientów – po wprowadzeniu zasad oursourcingu – oszczędziło sporo na wydatkach, usprawniło swe działania, jak również rozwiązało parę istotnych problemów pracowniczych
Outsourcing – minusy
- proces ten wymaga czasu i wielu starań – leżących zarówno po stronie kierownictwa, jak i całej załogi
- obniżenie kosztów nie następuje gwałtownie i może zniechęcić do wdrażania nowej idei biznesowej
- mogą pojawić się problemy komunikacyjne na drodze – my : inna firma, może też pojawić się konflikt interesów, wynikający z odmiennej polityki obu przedsiębiorstw
- jakość świadczonych usług może nie spełniać naszych wymogów lub – odwrotnie – wykonywana przez nas praca zostanie zanegowana i nieprzyjęta przez partnera biznesowego
- większa elastyczność naszych działań otworzy przed firmą nowe pole manewru – jednak jego niewykorzystanie narazi nas na duże straty
- uzależnimy się od dostawcy konkretnego towaru czy usługi
- ze względu na udział obcych (nie zawsze sprawdzonych) komponentów, spadnie jakość naszej oferty
- wizerunek firmy straci na wyrazistości
- niesolidność kooperantów narazi nas na liczne frustracje i stresy
- redukcja personelu spowoduje „ujemne stosunki społeczne”, niesprzyjające budowie wiarygodnego wizerunku firmy
Aby więc outsourcing zakończył się powodzeniem, warto – przed jego wprowadzeniem – dokładnie oszacować wydatki własne, korzyści materialne, wynikające z zastosowania tej strategii biznesowej. Trzeba również odpowiedzieć sobie na pytanie, czy sprawnie nawiążemy porozumienie z naszymi kooperatywami i czy nasi pracownicy są gotowi na zmiany w działalności przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że nie tylko rozwój technologii oraz modernizacja w zakresie finansów mają wpływ na działanie firmy – nie pomijajmy istotnego aspektu personalnego!
A przed podpisaniem kontraktu, uważnie go przeczytajmy, podejmując najsłuszniejszą – naszym zdaniem – decyzję.
Co to jest ,,outsourcing”?
Termin wywodzi się z języka angielskiego i oznacza outside-resource-using, czyli „korzystanie z zasobów zewnętrznych”. Po raz pierwszy użyto tego zwrotu w roku 1979, gdy opisywano zakup niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny.
Jednak koncepcja biznesowa istniała już dużo wcześniej: w 1923 Henry Ford zalecał, byśmy sprawy, którymi – z różnych przyczyn – nie możemy zająć się sami, zlecali innym – gotowym na to osobom. Proste? Proste! Zwłaszcza, gdy ci „inni” są ekspertami w swojej dziedzinie i powierzone im zadanie wykonają szybko i efektywnie. Czyli – w wybranym przypadku – lepiej, niż my.
U początków swej kariery outsourcing pojmowany był jako strategia zaopatrzenia, stosowana przez firmy produkcyjne (głównie motoryzacyjne), polegająca na pozyskiwaniu niektórych prefabrykantów od innych producentów. W ten sposób ograniczało się wydatki własne, związane z uruchomieniem wszystkich linii produkcyjnych i zatrudnieniem personelu, zajmującego się wytworzeniem każdego elementu. I tak – jedna fabryka miała montować elektrykę, druga – stelaż silników. Obie zaczęły ze sobą współpracować .
Pod koniec XX wieku termin stosowano – ogólnie – do opisu całej strategii danej firmy. Outsourcing polegał na zlecaniu części działań innym podmiotom, odpowiadającym za wybrane zagadnienia. Usprawniało to pracę i dawało przewagę nad – wolniejszą w tym momencie – konkurencją.
Wielką popularność termin ów zyskał w roku 200. Wprowadzono jego zagraniczną odmianę: offshore, outsourcing lub offshoring. Ta nowa branża wspierać powinna planowy rozwój państw silnie rozwiniętych – dzięki specjalistom z innych krajów, otrzymują one gotowe projekty gospodarcze, ekonomiczne, handlowe, będące wynikowymi analiz światowych.
Dzisiaj, termin stosuje się przy okazji pojęcia e-office. Np. wirtualne biuro z Warszawy ima się wynajmowaniem swoich danych mniejszym kontrahentom. I tak, można mieszkać oraz pracować w dowolnym miejscu Polski, a firmę mieć zarejestrowaną pod patronatem warszawskiego centrum biznesu. Outsourcing obejmuje szereg działań usługowych, które większe biuro wykonuje dla swych mniejszych podopiecznych.
Na koniec ważne rozróżnienie: outsourcing jest częścią szerszego zagadnienia – sourcingu. Natomiast, w wypadku niepowodzeń strategicznych, firmy skupiają się na działaniu insourcingowym.
Czym jest e-biuro?
Po polsku: e-buro czy też biuro wirtualne, w wersji angielskiej: virtual office albo e-office. Jakby nie nazwać, chodzi o jedną prostą regułę – można obsługiwać swoją firmę na zewnątrz (outsourcing), nie posiadając siedziby w konkretnym – np. w wymarzonym przez nas miejscu.
Korzyścią takiego – wirtualnego prowadzenia biura jest zniwelowanie kosztów, związanych z wynajmem lokalu, jego utrzymaniem i rejestracją. Wirtualne biura zapewniają mniejszym przedsiębiorcom, działającym z dowolnego punktu na mapie, zarejestrowanie się pod ich faktycznym – mającym fizyczny odpowiednik – adresem. I tak mobilni inwestorzy mogą cieszyć się prestiżem, wskazując jako siedzibę firmy jedno z wielkich centrów biznesowych. Wiadomo, że w oczach klienta liczy się należyty wizerunek naszej firmy. Każdy woli być podejmowany przez przedsiębiorców z wielkich miast, prowadzących swą działalność w jakimś renomowanym wieżowcu.
Wirtualne biura zapewniają właśnie takie wrażenia, oprócz tego zajmują się (dobór usług przebiega pod względem wymagań konkretnego klienta – tu przytaczamy przykłady działalności wirtualnego biura z Warszawy): przypisaniem indywidualnych numerów telefonicznych, obsługą call-center, odbiorem oraz przesyłaniem faksów i całej korespondencji, obsługą skrzynki mailowej, opieką prawną plus prowadzenie księgowości, przechowaniem dokumentów, rejestracją podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS, a także wsparciem informatycznym, założeniem firmowego rachunku, skrytki pocztowej i – co istotne w wypadku bezpośredniego spotkania z klientem – wynajmem sal na spotkania biznesowe i konferencje, doborem optymalnej lokalizacji na nową filię, sklep, hurtownię, fabrykę, tworzeniem biznesplanów czy wsparciem ekspertów w wybranej dziedzinie, wyrabianiem pieczątek, wizytówek etc., jak również wynajem biurek dla freelancerów lub osób, działających w ramach co-working. Wszystko po to, by nieobecny na miejscu klient, zaistniał tak, jak gdyby codziennie przychodził do biura, mieszczącego się w nobilitującym centrum biznesowym.